Web Director’s Talk｜紙の資料、まだ手入力していますか？スマホで撮ってAIに整理してもらう方法

  • 投稿日
  • 著者 ドットワンWeb担当
  • カテゴリー コラム

仕事をしていると、まだまだ「紙でもらう資料」は多いのではないでしょうか。

例えば、

  • 打ち合わせでもらった資料
  • セミナーや展示会でもらった案内
  • 現場で受け取った書類
  • 郵送されてきたお知らせ
  • 手書きのメモや資料

などです。

内容をあとで使おうと思うと、

「必要なところをパソコンへ入力する」
「スマートフォンで1枚ずつ写真を撮る」
「資料を見ながら要点をメモする」

といった作業が発生します。

数枚ならそれほど気になりませんが、こうした小さな作業も積み重なると意外と時間がかかります。

そんな中、2026年10月1日、OpenAIはChatGPTのカメラに「Scan」機能を追加しました。

スマートフォンから複数ページの資料を続けて撮影すると、1つのPDFとしてまとめてChatGPTへ渡せる機能です。現在はiOS向けに順次提供されています。

今回は、この機能を単に「紙をPDFにする」ためではなく、紙資料の整理をAIに手伝ってもらう方法として考えてみます。

紙の資料を、そのままChatGPTへ渡しやすくなった

これまでも、紙の資料をスマートフォンで撮影してChatGPTへ送ることはできました。

ただ、5ページの資料であれば5枚撮影して添付したり、別のアプリでPDFにまとめてからアップロードしたりする必要がありました。

今回追加されたScanでは、

  1. ChatGPTのカメラを開く
  2. 「…」メニューから「Scan」を選択
  3. 必要なページを続けて撮影
  4. 1つのPDFとしてチャットへアップロード

という流れで利用できます。

つまり、紙資料を「AIに渡せる状態にするまで」の手間が少し減ったということです。

なお、2026年10月6日時点ではiOSへ順次提供中のため、iPhoneを使っていてもまだScanが表示されていない場合があります。Androidについては、今回の公式発表では提供時期が案内されていません。

大事なのは「PDFにすること」ではなく、その後どう使うか

個人的には、今回の機能で重要なのは「スマートフォンでPDFを作れる」ということだけではないと思っています。

PDFにした資料をそのままChatGPTへ渡して、資料を読む・整理する作業までAIに手伝ってもらえるところがポイントです。

ChatGPTでは、アップロードしたPDFなどの文書について、要約したり、必要な情報を抽出したり、内容について質問したりできます。

例えば、資料をScanしたあとに、

この資料の内容を簡単にまとめてください。
あわせて、確認が必要なことと、次にやることを分けて整理してください。

と依頼できます。

これだけでも、「資料を全部読む → 要点をメモする → TODOを整理する」という作業をかなり短縮できそうです。

例えば、こんな紙資料で使えそうです

中小企業の業務で考えると、使える場面はいろいろあります。

打ち合わせでもらった資料

取引先から紙の資料を数ページ受け取った場合、

「この資料の要点を5つにまとめて」
「こちらが確認しなければならない内容を抜き出して」
「次回の打ち合わせまでに必要な作業を整理して」

といった依頼ができます。

あとから資料を読み返しながら、自分でTODOを探す時間を減らせます。

セミナーや展示会でもらった資料

気になるサービスのパンフレットなどを読み込ませて、

「料金・特徴・対象企業を一覧にして」
「自社に関係しそうな部分だけ整理して」

と頼むのもよさそうです。

複数の資料を比較するときの下準備にも使えます。

紙のお知らせや案内

例えば、

「締切日」
「必要な持ち物」
「申し込み方法」
「金額」

だけを抜き出してもらうこともできます。

長い資料を最初から最後まで読む前に、必要な部分を探すための補助として使えます。

おすすめは「要点・確認事項・次にやること」の3つに分ける

紙資料をAIに整理してもらうときは、単に、「まとめてください」だけでも使えます。

ただ、仕事で使うのであれば、

①要点
②確認事項
③次にやること

の3つに分けて依頼するのがおすすめです。

例えば、

この資料を仕事用に整理してください。

①資料の要点
②こちらで確認が必要なこと
③次にやること

の3つに分けて、分かりやすくまとめてください。

と依頼します。

これだけで、単なる要約ではなく、実際の仕事につながる形に整理しやすくなります。

日付・金額・固有名詞は自分でも確認する

便利ではありますが、AIに整理してもらった内容を、そのまま正しいものとして扱うのはおすすめできません。

特に、

  • 日付
  • 金額
  • 会社名
  • 人名
  • 商品名
  • 契約条件
  • 重要な数字

などは、元の資料と照らし合わせて確認した方が安心です。

例えば、「申込期限は10月20日です」とAIがまとめていても、重要な期限であれば元資料を確認します。

個人的には、「AIに資料を読んでもらう」のではなく、「AIに最初の整理を手伝ってもらう」くらいの使い方がちょうどいいと思っています。

会社の資料をアップロードするときは内容にも注意する

もう一つ注意したいのが、資料の内容です。

紙の書類には、

  • お客様の個人情報
  • 社外秘の情報
  • 契約情報
  • パスワード
  • 金融情報

などが含まれている場合があります。

仕事で利用する場合は、その資料を外部のAIサービスへアップロードしてよいのかを事前に確認することも大切です。

何でも撮影して送るのではなく、「この資料はAIに渡して問題ないか？」という確認を運用ルールに入れておくと安心です。

AI活用は、大きな仕組みを作ることだけではない

AI活用というと、

「会社全体のシステムをAI化する」
「AIエージェントを導入する」
「業務を完全自動化する」

といった大きな話をイメージしがちです。

ただ、実際の仕事では、紙資料を整理する10分を3分にするといった小さな改善の方が始めやすいと思います。

今回のScan機能も、その一つです。

これまで、

「紙を見る」
↓
「必要な情報を入力する」
↓
「自分で内容をまとめる」

とやっていた作業を、

「スマートフォンで撮る」
↓
「AIに整理してもらう」
↓
「重要な部分だけ人が確認する」

という流れに変えられます。

こうした小さなAI活用を増やしていくことが、結果的に日々の業務効率化につながるのではないでしょうか。

まとめ

2026年10月1日に発表されたChatGPTのScan機能では、スマートフォンから複数ページの紙資料を撮影し、1つのPDFとしてChatGPTへ渡しやすくなりました。

ただ、便利なのはPDFを作れることだけではありません。

その資料について、

  • 要点をまとめる
  • 必要な情報を抜き出す
  • 確認事項を整理する
  • 次にやることを整理する

といった作業までAIに手伝ってもらえます。ChatGPTのファイル機能はPDFの要約や情報抽出にも対応しています。

まずは身近な紙資料から、

「これ、AIに整理してもらえないかな？」

と考えてみるだけでも、AIの使い方が少し変わってくるかもしれません。

弊社でも、Web制作だけでなく、日常業務の中でAIをどのように活用できるかを実際に試しながら取り入れています。

「AIを使って業務を効率化したいけれど、何から始めればよいか分からない」
「毎日の小さな作業を少しでも減らしたい」

といったご相談がありましたら、お気軽にご相談ください。

参考

AI Web Director's talk 作業効率化